Korzystanie z księgowości zewnętrznej nie budzi już tak dużych zastrzeżeń, jak miało to miejsce jeszcze przed kilku laty. Owszem, wiele osób obawia się, że nie jest to najlepsze rozwiązanie, zwykle jednak zwraca się uwagę na to, że korzyści, jakie daje outsourcing księgowy przewyższają znacząco pewne niedociągnięcia tego rozwiązania.
Sam outsourcing jest dziś definiowany jako zlecenie części zadań lub kompetencji całego działu podmiotowi zewnętrznemu specjalizującemu się w określonej dziedzinie. Rozwiązanie to cieszy się rosnącą popularnością nie tylko w Polsce, ale również poza jej granicami. Co więcej, jest wysoko cenione zarówno przez niewielkie firmy, jak i przez korporacje, w tym również te, które mogą pochwalić się międzynarodowym zasięgiem.
Optymalizacja kosztów i jej znaczenie
Firmy decydują się na outsourcing księgowy z wielu powodów. Gdybyśmy jednak chcieli wskazać ten, o którym wspomina się najczęściej, z pewnością byłaby nim optymalizacja kosztów. Szacuje się, że oszczędności w tym zakresie sięgają od dwudziestu do nawet pięćdziesięciu procent. Tak wysoki wzrost z inwestycji początkowo może się wydawać szokujący, nie pojawia się jednak bez przyczyny. Koszty utrzymania pracownika etatowego są przecież bez porównania wyższe niż mogłoby to wynikać z wysokości wypłacanej mu pensji. Rozmaite składki nie mogą być pomijane, a opłaca je głównie pracodawca. Współpraca z biurem rachunkowym przyczynia się do tego, że zmienia się sposób ich rozkładu. W zależności od typu umowy opłacany jest miesięczny abonament, choć rozliczenie może następować dopiero po realizacji zlecenia. W obu przypadkach przedsiębiorca nie zatrudnia konkretnych księgowych, nie musi więc obawiać się wspomnianych kosztów.
Kompleksowe usługi
Innym mocnym argumentem przemawiającym za outsourcingiem księgowym jest wszechstronność charakteryzująca najlepsze biura rachunkowe. Firma, która ma wysoką pozycję na rynku zwykle systematycznie poszerza swoją ofertę. Nie pozwala sobie też na sytuację, w której jej pracownicy nie doskonaliliby swoich umiejętności. Duża konkurencja na rynku wymusza zresztą wszechstronność lepiej niż jakikolwiek inny argument przemawiający za takim stanem rzeczy. Właściciele biur rachunkowych są w stanie zapewnić usługi na najwyższym poziomie, przeważają więc kompetencjami nad najlepszymi nawet etatowymi księgowymi.
Korzyści wynikające z odpowiedzialności zewnętrznej
Firmowa księgowość często jest opisywana jako naprawdę grząski grunt. Uchronienie się przed błędami nie jest wcale proste, a te ostatnie zdarzają się najlepszym. Za każdy błąd trzeba odpowiedzieć, często należy też liczyć się z poważnymi konsekwencjami finansowymi pozornie mało istotnych potknięć. Współpraca z biurem rachunkowym nie rozwiązuje w pełni tego problemu. Z pewnością jednak przyczynia się do tego, że firma może częściowo zdjąć z siebie odpowiedzialność za omawiane tu kwestie. Współpracując z biurem można dziś nawet wykupić specjalne ubezpieczenie chroniące choćby przed niedopatrzeniem terminów. Poprawia to jakość współpracy i przyczynia się do tego, że pracownicy firmy korzystającej z outsourcingu mogą koncentrować się na innych, wcale przecież nie mniej istotnych kwestiach. Współpraca z profesjonalnym biurem rachunkowym daje też pewność tego, że bezpieczne są dane wrażliwe. Aspektowi temu już od dawna poświęcano wiele uwagi, choć nigdy chyba jego znaczenie nie było tak duże, jak ma to miejsce obecnie.
Czy outsourcing księgowy ma wady?
Choć zewnętrzna księgowość cieszy się coraz większą popularnością, nie oznacza to wcale, że wszyscy podchodzą do niej z jednakowym uznaniem. Jednym z najpoważniejszych minusów jest utrata kontroli nad częścią aspektów księgowo-finansowych firmy. Nie każdemu do przekonania trafia też to, że podmiot zewnętrzny ma dostęp do wrażliwych danych, na podstawie których można ocenić nie tylko kondycję danego przedsiębiorstwa, ale również jego przyszłe plany. Warto też pamiętać o tym, że zalety księgowości zewnętrznej ujawniają się przede wszystkim wtedy, gdy uda się nawiązać współpracę z partnerem rzeczywiście zasługującym na nasze zaufanie.
Artykuł powstał we współpracy z biurem rachunkowym Tax Bonus.